Секретарское дело - Петрова Юлия
Секретарское дело - Петрова Юлия — читать книгу онлайн
Настройте размер и шрифт текста, включите тёмную тему для удобного чтения. Переходить между страницами можно стрелками внизу или сочетанием Ctrl + ← / →.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:
На № 03–15/ 45 от 29.12.2005
Помните!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.
Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
Москваг. Балаково Саратовской обл.
г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Помните!
Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Адресат– это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не
«В акционерное общество „Бизнесконсалт“
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ЗАО «Бизнесконсалт»
А. П. Игнатьеву
При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:
ЗАО «Бизнесконсалт»
Главному бухгалтеру
И.П. Карповой
ЗАО «Бизнесконсалт»
Начальнику отделапо связям с общественностью
С.Б. Маркину
При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):
Президенту АКБ
«Росинвест»
г-ну Панюкину А.К.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Председателю садоводческого товарищества
«Заволжские дали»
Крюкину О.П.
Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:
