Шрифт:
В группе Импорт можно настроить дополнительные параметры, достаточно установить или снять флажки напротив следующих элементов группы:
• Схема данных – отвечает за импорт связей таблиц из исходной базы, выбранных ранее;
• Меню и панели – отвечает за импорт меню и панелей из исходной базы данных;
• Спецификация – из исходной базы импортируются спецификации импорта, а также экспорта;
• Группа области переходов – из базы данных импортируются все группы области переходов.
11. Чтобы импортировать только связи таблиц, установите флажок схема данных .
В группе элементов Импорт таблиц вы можете указать один из вариантов импорта таблиц:
• Структура и данные – структура и данные выбранных вами таблиц импортируются из исходной базы данных;
• Только структура – из выбранных ранее таблиц исходной базы импортируется, как вы уже поняли, только структура таблиц без данных.
12. Для полноценного импорта данных установите переключатель в положение Структура и данные . В группе Импорт запросов установите переключатель в одно из следующих положений:
• Как запросов – происходит импорт запросов в виде запросов из исходной базы, но нужны таблицы, связанные с запросом исходной базы данных;
• Как таблиц – происходит импорт запросов в виде таблиц, без импорта связанных с запросом таблиц исходной базы.
13. Чтобы запросы импортировались как запросы, установите переключатель в положение Как запросов .
14. Для импорта выбранных объектов из исходной базы с настройками параметров необходимо нажать кнопку OК . Окно Импорт объектов закроется, и появится окно мастера импорта, которое отобразит результаты импорта и выведет сообщения об ошибках, если таковые имеются (рис. 4.5). Если вы копируете из исходной базы данных объект с именем, аналогичным имени, существующему в настоящей базе, то Microsoft Access 2007 не заменяет этот объект, а копирует с добавлением числа в конце имени. Например, к имеющемуся объекту Товары добавляется объект Товары1 .
15. Вы можете установить флажок Сохранить шаги импорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер импорта, а быстро провести повтор операции импорта. После выполнения указанных процедур нажмите кнопку Закрыть – окно мастера импорта закроется, и вы в области перехода сможете увидеть импортированные вами объекты. Импорт данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007 мы рассмотрим ниже.
Импорт данных из книги Excel
Для импорта данных и связей из книги Microsoft Excel в базу данных Access 2007 нужно выполнить следующее.
1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из книги Excel. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.
2. Выберите вкладку Внешние данные .
3. На вкладке показаны группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Наведите указатель мыши на кнопку Excel в группе Импорт и нажмите ее. В результате появится окно мастера импорта.
4. Укажите в текстовом поле Имя файла название файла Excel и его путь или воспользуйтесь кнопкой Обзор , чтобы найти необходимый файл Excel с помощью проводника. Выберите нужный файл, нажмите кнопку Открыть (рис. 4.6).
Рис. 4.6. Окно Открытие файла
5. Для связывания с выбранной книгой Excel установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных .
6. Выберите одно из положений переключателя: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных (создается новая таблица с импортированными данными из книги Excel) или Добавить копию записей в конец таблицы (данные из книги Excel импортируются в существующую таблицу). Допустим, вы хотите получить новую таблицу, поэтому установите переключатель в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку OК . На экране появится окно мастера импорта (рис. 4.7).
7. Вам предложено выбрать лист из импортируемой книги Excel. В поле Образцы данных для листа будут показаны данные, которые вы хотите импортировать. Причем импортировать можно только данный лист рабочей книги, для импорта других листов операцию следует повторить. Для выбора листов щелкните на их названиях кнопкой мыши.
8. Если вы хотите импортировать данные из именованного диапазона, установите переключатель в положение Именованные диапазоны и выберите название нужного диапазона.
9. Затем нажмите кнопку Далее , на экране появится следующий шаг мастера импорта.
10. Чтобы использовать заголовки из первой строки таблицы Excel (если они есть) в качестве имен полей таблицы, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов . Нажмите кнопку Далее , на экране появится следующий шаг мастера (рис. 4.8).
В группе Описание поля вы можете настроить параметры каждого столбца, последовательно выбирая в таблице, расположенной в нижней части окна мастера:
• Имя поля – следует ввести название выбранного столбца;
• Тип данных – выберите тип данных для выделенного столбца, раскрыв список;
• Индекс – выберите следующие параметры индексации поля: Нет – поле не индексируется; Да (Допускаются совпадения) – поле индексируется с допуском на совпадения; Да (Совпадения не допускаются) – поле индексируется без допуска на совпадения;
• Не импортировать (пропустить) поле – нажмите для пропуска к импорту выделенного поля.
11. В качестве примера выполните следующее: в поле имя поля введите Код, в раскрывающемся списке индекс выберите пункт Да (Совпадения не допускаются) , а в открывающемся списке тип данных укажите параметр Числовой .
12. Повторите операцию для всех полей, которые вы хотите импортировать. Если вы не хотите импортировать какое-либо поле в базу данных, установите флажок не импортировать поле .
13. При нажатии кнопки Далее появляется следующий шаг мастера импорта (рис. 4.9).
В окне вам предлагается выбрать варианты задания ключа в новой таблице.
• Автоматически создать ключ – ключ таблицы, создается автоматически.
• Определить ключ – ключом будет поле таблицы указанное вами, то есть выделенное в данный момент. Для выбора другого поля откройте список и выберите нужный вариант.
• Не создавать ключ – ключевое поле не будет создаваться в импортируемой таблице.
14. Установите переключатель в положение определить ключ и укажите поле Код в качестве ключевого, воспользовавшись раскрывающимся списком.
15. Снова нажмите кнопку Далее , и на экране появится следующий шаг мастера импорта (рис. 4.10).
16. В поле Импорт в таблицу вы можете ввести название вашей таблицы для импорта, по умолчанию используется имя листа электронной таблицы.
17. Вы сможете выполнить анализ импортируемой таблицы после установки флажка Проанализировать таблицу после импорта данных .
18. Нажмите кнопку Готово для импортирования данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007. После процесса импорта появится последний шаг мастера импорта.
19. В этом окне отобразятся сообщения о результатах импорта и сообщения об ошибках, если таковые имеются. Вы можете сохранить шаги импорта, если в дальнейшем захотите повторить операцию без использования мастера импорта. Для этого установите флажок Сохранить шаги импорта .
20. Для завершения работы мастера нажмите кнопку Закрыть .
Знаете ли вы, что данные, находящиеся в текстовом файле, можно также импортировать в базу данных Microsoft Access 2007? Эту возможность мы рассмотрим далее.
Импорт данных из текстового файла
Всем известно, что набор букв, цифр и других специальных знаков образует текстовый файл, который может создаваться в текстовых редакторах типа Блокнот , WordPad, Microsoft Word и др.
В Microsoft Access 2007 можно использовать четыре текстовых формата: TXT, ASC, TAB, CSV. Текстовый файл должен иметь определенную структуру, чтобы мастер импорта и связывания Microsoft Access 2007 смог его определить и правильно разделить на записи (строки) и затем каждую строку на столбцы.
Используются два типа текстовых файлов с определенной структурой.
• Файл с разделителями – запись занимает строку, поля которой отделяются разделительными знаками (запятые, пробелы, точки с запятыми).
• Файлы с фиксированной длиной записей – длина поля остается фиксированной для каждой записи, которые занимают отдельную строку файла.
Если длины каждой записи разные, то короткие записи дополняются пробелами до фиксированной величины.
Для импорта данных из текстового файла нужно выполнить следующее.
1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из текстового файла. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , из списка выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.
2. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).
3. Нажмите кнопку Импорт текстового файла в группе Импорт . На экране появится первый шаг мастера импорта.
4. Укажите в поле Имя файла название текстового файла и его путь или воспользуйтесь кнопкой Обзор , чтобы найти необходимый файл с помощью Проводника . Выбрав нужный, нажмите кнопку Открыть .
5. Для связывания с выбранным текстовым файлом установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных .
Вы также можете установить переключатель в следующие положения: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных (создается новая таблица с данными импорта из текстового файла) или Добавить копию записей в конец таблицы (данные из текстового файла импортируются в уже имеющуюся таблицу).
6. Вы создаете новую таблицу, поэтому установите переключатель в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных . Нажмите кнопку OК , и на экране появится окно мастера импорта (рис. 4.11).
