Шрифт:
В этом разделе рассказывается о том, как создать поля таблицы в режиме конструктора, а также о том, как настроить следующие свойства полей, позволяющие управлять вводом данных:
• тип данных – основное свойство поля, определяет допустимые значения поля, операции, которые можно выполнять со значениями, а также набор других свойств поля;
• формат отображения данных – определяет представление данных на экране и на печати;
• подстановка – задает список возможных значений поля;
• маска ввода и условие на значение – определяют ограничения на вводимое значение поля и используются для сокращения количества случайных ошибок при вводе данных;
• значение по умолчанию – автоматически устанавливается в поле при создании записи (впоследствии это значение можно изменить вручную);
• обязательное поле – определяет, обязательно ли поле для заполнения при создании записи.
Кроме того, в конструкторе можно указать поле, которое будет служить первичным ключом, а также создать индекс для ускорения поиска по таблице.
Начнем с описания процедуры создания полей в режиме конструктора.
Создание набора полей в режиме конструктора
После открытия таблицы и перехода в режим конструктора (кнопка Режим вкладки Главная ) или создания таблицы в режиме конструктора (кнопка Конструктор таблиц вкладки Создание ) на экране появится конструктор таблиц. Чтобы создать поля таблицы, выполните следующие действия.
1. В верхней части конструктора перечислены поля таблицы. Для добавления нового поля установите курсор в первую пустую запись, введите название поля и нажмите клавишу Enter . Курсор перейдет в следующую ячейку, и в правой части ячейки появится кнопка
С ее помощью выберем из списка (рис. 2.5) тип данных поля.
Информация о типах данных приведена в подразд. «Типы данных».
2. В нижней части конструктора появится список свойств поля. Набор свойств зависит от выбранного типа данных. В правом нижнем углу окна отображается описание текущего свойства. При необходимости внесите изменения в значения свойств.
Рис. 2.5. Выбор типа данных поля
Информация об этих свойствах полей приведена в последующих разделах.
3. Аналогичным образом создайте все необходимые поля.
4. Для удаления поля нажмите кнопку слева от названия поля, чтобы выделить строку целиком, и нажмите клавишу Delete . На появившейся панели подтвердите удаление, нажав кнопку Да .Внимание!
Удаление поля приводит к удалению всей информации, введенной в соответствующие поля записей. Восстановить эти данные будет невозможно.
Если поле было удалено ошибочно, сразу после удаления нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z .
5. Поле, используемое в качестве первичного ключа, отмечено символом
слева от названия поля. Если первичный ключ таблицы еще не определен или вы хотите указать другое поле в качестве первичного ключа, выберите поле, которое необходимо сделать первичным ключом. Это поле не должно содержать пустых или повторяющихся значений. Щелкните кнопкой мыши на имени поля, откройте на ленте вкладку Конструктор и нажмите кнопку Ключевое поле .
6. Сохраните изменения, выполненные в режиме конструктора, нажав сочетание клавиш Ctrl+S .
Далее будет подробно рассказано о свойствах полей. Начнем с самого важного свойства – типа данных.
Типы данных
Рассмотрим типы данных, используемые в Access, и особенности работы с ними, в том числе свойства, специфичные для полей с таким типом данных. Значения свойств вы можете просмотреть и изменить в нижней части конструктора таблицы, на вкладке Общие . Итак, поле таблицы может иметь один из следующих типов данных.
Текстовый . В текстовом поле хранится символьная строка. Свойство Размер поля определяет максимальную длину строки и принимает значение от 0 до 255.
Поле MEMO . Поле предназначено для хранения большого объема текста – до 65 535 символов при вводе вручную и до 2 Гбайт (максимальный размер базы данных Access) при программном заполнении полей. Для типа данных Поле МЕМО вы можете выбрать значение свойства Формат текста : Обычный текст или Формат RTF.