Команда Предварительный просмотр предназначена для просмотра документа непосредственно перед выводом его на печать. Это позволяет при необходимости своевременно подкорректировать файл в тех случаях, когда, например, видно, что страница документа не помещается на печатном листе бумаги.

Для вывода текущего документа на печать предназначена команда Печать. При ее активизации открывается диалоговое окно Печать, в котором настраиваются параметры печати (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Настройка параметров печати

В верхней части окна указывается используемый принтер и отображаются некоторые его характеристики. Для изменения параметров выбранного устройства печати следует воспользоваться кнопкой Свойства. С помощью областей настроек Печатать и Вывести на печать определяется фрагмент документа, который требуется распечатать. Если необходимо вывести на печать все страницы, то следует установить переключатель в положение все (это значение выбрано по умолчанию). Если переключатель установлен в положение страницы, то будут распечатаны те страницы, которые указаны в полях с и по. При необходимости печати выделенного диапазона ячеек нужно установить переключатель в положение выделенный диапазон. Для печати вьщеленных листов или всей рабочей книги следует выбрать вариант выделенные листы или всю книгу соответственно.

Возможности программы предусматривают вывод на печать любого количества копий документа. Для этого нужно указать необходимое значение в поле Число копий.

Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств документа следует воспользоваться командой Файл -> Свойства. При ее выполнении открывается диалоговое окно свойств рабочей книги (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Свойства документа

Вкладка Общие данного окна содержит общую информацию о редактируемом документе: имя, тип файла, расположение на диске, размер, дату создания и изменения и др.

С помощью параметров, находящихся на вкладке Документ, определяются свойства рабочей книги, позволяющие ее идентифицировать. В соответствующих полях указывается название документа, его тема, автор, руководитель и наименование учреждения. При необходимости можно отнести текущий файл к некоторой группе документов с целью облегчения его последующего поиска, для этого также можно использовать значения полей Ключевые слова и Заметки. Все параметры данной вкладки заполняются с клавиатуры.

На вкладке Статистика представлена подробная информация о дате и времени создания документа и внесения в него последних изменений, а также о дате и времени его открытия и последней распечатки. Ниже указывается имя автора изменений, внесенных в текущий документ, и общее время его редактирования с момента создания.

Вкладка Состав содержит информацию о составных частях документа. Обычно здесь приводится перечень листов текущей книги Excel.

На вкладке Прочие определяются значения ряда прочих параметров, дополнительно характеризующих документ.

Меню Правка

Команды меню Правка предназначены для отмены произведенных действий, выполнения операций с выделенными участками, автоматического заполнения предварительно выделенного диапазона, поиска требуемых частей документа (чисел, слов, аббревиатур и др.), замены одних фрагментов другими и перехода в указанное место рабочей книги.

Для отмены последних выполненных действий следует воспользоваться командой Правка -> Отменить (ее название может изменяться в зависимости от предварительно выполненной операции, которую нужно отменить, например Отменить ввод, Отменить добавление фигуры). Если выяснилось, что отмена того или иного действия нецелесообразна, можно воспользоваться командой Правка -> Повторить (ее название также может изменяться по аналогии с командой Отменить).

Пункт Вырезать позволяет удалить из документа выделенный фрагмент и поместить его в буфер обмена, а команда Копировать – скопировать в буфер выделенный фрагмент без его удаления. Для вставки сохраненного в буфере блока следует установить курсор в требуемом месте документа и активизировать команду Вставить (она доступна только в том случае, если буфер обмена не является пустым).

Команда Специальная вставка позволяет поместить в текущий документ внешний объект. Смысл данной операции заключается в том, что в место, где установлен курсор, можно вставить из буфера обмена какой-либо объект: документ Word или его фрагмент, гиперссылку, рисунок и др. При активизации данной команды открывается окно Специальная вставка (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Диалоговое окно Специальная вставка

В области Как данного окна необходимо выделить тип объекта, который должен быть вставлен из буфера в документ. С помощью расположенного слева переключателя выбирается требуемый режим вставки. Если переключатель установлен в положение вставить, то в документ будет просто вставлен объект из буфера обмена. Если же выбран вариант связать, то будет установлена связь с файлом данных. В этом случае любые изменения в исходном файле будут автоматически отражены в документе.

Пункт Вставить как гиперссылку предназначен для вставки содержимого буфера обмена в виде гиперссылки. Эта гиперссылка будет помещена в то место рабочей области, в котором в данный момент установлен курсор.

Команды Найти и Заменить предназначены соответственно для поиска необходимого элемента (числа, слова или словосочетания и т. д.) и замены одного фрагмента другим. При активизации любой из этих команд на экране появляется окно Найти и заменить, состоящее из вкладок Найти и Заменить (рис. 2.5). Открывающаяся при отображении окна вкладка соответствует выбранному пункту меню (например, при выполнении команды Правка -> Заменить будет открыта вкладка Заменить). При этом допускается свободный переход с одной вкладки на другую.