Шрифт:
4. Затем окно свойств можно закрыть. После закрытия окна свойств произведенные изменения сохраняются автоматически. Сделать отчет более удобным для понимания и эффективным в использовании данных можно, используя различные виды группировки и сортировки данных. Создание уровней группировки и задание способа сортировки осуществляется с помощью окна Группировка, сортировка и итоги . Существует возможность создания до четырех уровней группировки и задания для каждого из них своего способа сортировки, либо общего для всех записей способа сортировки данных.
Применение автоформата для отчета
Для быстрого создания отчетов, а также для их выполнения в едином стиле в Access 2007 используются различные шаблоны отчетов. При форматировании отчета можно использовать как стандартные стили форматирования, так и создавать нужные стили самим.
Чтобы применить автоформат, необходимо сначала создать отчет. Далее необходимо выполнить следующие действия.
1. После задания всех свойств отчета, на вкладке Упорядочить в группе Автоформат нужно выбрать команду Автоформат .
2. В представленном списке стандартных стилей форматирования необходимо выбрать нужный стиль. Установленные в стиле параметры будут автоматически применяться для всех отчетов, создаваемых с использованием данного автоформата. Например, для отчета Товары выберите стиль Access 2007 .
3. Чтобы создать новый стиль форматирования на основе открытого документа, необходимо нажать кнопку Мастер автоматического форматирования , расположенную на вкладке Упорядочить в группе Автоформат под списком стандартных стилей. На экране появится окно Автоформат (рис. 7.29).
Рис. 7.29. Окно Автоформат
4. Затем в окне Автоформат можно нажать кнопку Параметры и выбрать применяемые атрибуты уже существующего стандартного стиля или нажать кнопку Настройка , после чего отобразится окно Настройка автоформата , изображенное на рис. 7.30.
5. Для создания нового стиля в окне Настройка автоформата следует установить переключатель Команда настройки в положение создание нового стиля на основе стиля объекта : “Имя объекта” и нажать кнопку OК .
6. Далее необходимо задать название создаваемому стилю. По умолчанию стилю будет присвоено имя Стиль1 . Затем нужно вновь нажать кнопку OК .
После создания нового стиля его название появится в списке стилей форматирования. Теперь, создавая документ для его форматирования, можно применять созданный стиль, при этом в отчете будут использоваться параметры, заданные в данном стиле форматирования.Предварительный просмотр и печать отчета
Перед тем как отправить отчет на печать, целесообразно его предварительно просмотреть и убедиться в его правильности, а в случае обнаружения неточностей или ошибок внести определенные изменения в содержание отчета. Приложение Access 2007 предоставляет возможность выполнения всех этих действий.
Просмотреть нужный отчет перед печатью можно в режиме предварительного просмотра отчета. Целью такого просмотра является проверка данных отчета. Перейти в режим предварительного просмотра отчета можно несколькими способами.
• Выделить в области переходов необходимый отчет, а затем щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Предварительный просмотр .
• Выделить в области переходов требуемый отчет и нажать кнопку Microsoft Office , после чего последовательно выбрать команды Печать и Предварительный просмотр .
• Если нужный отчет уже открыт, перейти в режим предварительного просмотра можно нажатием кнопки Предварительный просмотр , расположенной в правой части строки состояния Access.
Пример отчета, представленного в режиме предварительного просмотра, изображен на рис. 7.31.
Рис. 7.31. Пример отчета в режиме предварительного просмотра
Для просмотра страниц отчета используются кнопки перехода по записям. Для удобства просмотра отчета в данном режиме можно устанавливать масштаб отображения отчета и количество страниц отчета, располагаемых на одном листе.
1. Чтобы изменить масштаб отображения отчета, необходимо перейти на вкладку Предварительный просмотр в группу Масштаб (рис. 7.32).
