Шрифт:
Совет
Если в процессе создания фильтра по форме потребуется очистить или удалить вкладку, используйте соответствующие команды меню, вызываемого с помощью кнопки Дополнительно группы команд Сортировка и фильтр на вкладке Главная.
И, наконец, рассмотрим расширенный фильтр.
Расширенный фильтр
В расширенном фильтре условия отбора представлены более наглядно, чем в фильтре по форме. Кроме того, расширенный фильтр похож на простой запрос на выборку, работающий с одной таблицей, поэтому его можно загрузить из запроса и сохранить в виде запроса.
Итак, если вам необходимо создать расширенный фильтр, выполните следующие действия.
1. Откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке Главная в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно , затем в появившемся меню выберите пункт Расширенный фильтр . На экране появится вкладка (или окно) создания расширенного фильтра (рис. 2.33).
Рис. 2.33. Расширенный фильтр
В нижней части окна расположена сетка конструктора. Каждый столбец сетки содержит условия на значение одного из полей таблицы. Если для таблицы уже был создан фильтр (например, фильтр по форме), то в сетке отображаются параметры этого фильтра. Однако будет рассмотрен случай, когда сетка пуста и фильтр создается «с нуля».
2. Щелкните кнопкой мыши в сетке на первой ячейке строки Поле . Выберите из списка название поля таблицы, для значений которого нужно создать условие отбора.
3. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Сортировка . Выберите из списка направление сортировки записей по значениям этого поля.
4. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Условие отбора . Введите выражение, задающее условие на значение поля. Например, чтобы отобразить заказы за период с начала года до текущей даты, введите в поле Дата выражение >= #01.01.2008# AND <= Date. Сведения о выражениях вы можете найти в подразд. «Условие на значение» выше.
5. Если требуется задать условие на значение еще одного поля, аналогичным образом заполните следующий столбец сетки.
6. Если требуется задать несколько групп условий, введите их в следующие строки таблицы. Запись таблицы попадет в результирующий набор, если она удовлетворяет одновременно всем условиям в какой-либо из строк. Иными словами, наборы записей, отобранные с помощью каждой строки расширенного фильтра, объединяются.
7. Чтобы отобразить результат фильтрации, нажмите на вкладке Главная кнопку Применить фильтр .
8. На основе расширенного фильтра можно быстро создать запрос. Для этого вернитесь на вкладку (или в окно) создания расширенного фильтра. На ленте откройте вкладку Главная , в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Сохранить как запрос . В появившейся панели введите название запроса и нажмите кнопку ОК .
Итак, вы научились создавать фильтры всех четырех типов. Теперь рассмотрим последнюю в этой главе операцию, выполняемую с таблицей, – распечатку таблицы на принтере.
Печать таблицы
Если вам нужно вывести таблицу на печать, откройте ее в режиме таблицы, нажмите кнопку Office в левом верхнем углу главного окна и в появившемся меню выберите пункт Печать .
На экране появится окно Печать . В этом окне выберите принтер, с помощью которого нужно напечатать таблицу, и укажите параметры печати. Перечень этих параметров зависит от модели принтера. Нажмите кнопку ОК , чтобы запустить печать таблицы.
Более подробные сведения о печати документов приведены в справочной системе Windows ( Пуск ? Справка и поддержка , раздел Печать и факс ).
На этом завершается изучение работы с таблицами. Подведем итоги.Резюме
В этой главе вы узнали, как построить базу данных в программе Access: создать таблицы, создать поля таблиц, настроить свойства полей, определить ключевые поля, установить связи между таблицами. Освоены все операции, выполняемые с таблицей, в том числе ввод и редактирование, сортировка и фильтрация данных. Полученные знания и навыки пригодятся вам и в дальнейшем при работе с другими компонентами базы данных, в частности запросами.
Далее объектом изучения станут формы ввода данных. Их созданию и использованию посвящена следующая глава.
Глава 3 Работа с формами
Создание новой формы
Изменение существующей формы
Печать формы
Работа с формой
Резюме
Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра. Грамотно созданная форма ускоряет работу с базой данных и делает ее схожей с уже привычной для пользователя работой с окнами Windows. В Microsoft Office Access 2007 созданы новые средства создания и изменения форм, которые и будут рассмотрены в данной главе.
Создание новой формы
Microsoft Office Access 2007 предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Можно создавать следующие виды форм:
• обычная форма с помощью инструмента Форма ;
• разделенная форма с помощью инструмента Разделенная форма ;
• обычная форма с помощью инструмента Несколько элементов ;
• обычная форма с помощью мастера форм;
• пустая форма.
Кроме того, уже созданная форма может быть доработана в режиме конструктора, где в нее могут быть добавлены элементы управления.
Детально рассмотрим каждый способ создания форм, используя для примеров учебную базу данных Отдел продаж .
Для начала изучите наиболее простые способы создания форм, когда большую часть работы за вас выполняет программа Microsoft Office Access 2007.
Создание формы с помощью инструмента Форма
Самый простой способ создания формы – это использование инструмента Форма .
1. Откройте базу данных Отдел продаж .
2. В области переходов щелкните кнопкой мыши дважды на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.
3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы щелкните кнопкой мыши на инструменте Форма
Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.1).
