Рис. 3.1. Автоматически созданная форма

Форма содержит все поля из таблицы Клиенты и отображает первую запись из таблицы. Кроме того, так как существует таблица Заказы , связанная с таблицей Клиенты отношением «один ко многим», в форму добавлена та часть таблицы Заказы , записи которой относятся к выбранному клиенту. Однако в случае существования нескольких таблиц, связанных с выбранной отношением «один ко многим», они не добавляются на форму, чтобы не загромождать ее.

4. Закройте форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.

5. Нажмите кнопку Да . Появится окно Сохранение (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Окно Сохранение

6. Введите имя для макета формы (например, Клиенты). Нажмите кнопку ОК .

Вы создали самую простую форму, но даже она обладает основными функциями формы, позволяющими вводить и редактировать данные. Кроме того, любая форма, даже созданная таким простым путем, может быть доработана в режиме конструктора.

Создание разделенной формы с помощью инструмента Разделенная форма

Разделенная форма – это форма, разделенная на две части: представление данных в виде формы и представление тех же данных в виде таблицы. Разделенные формы являются нововведением Microsoft Office Access 2007.

Разделенная форма создается так же легко, как и простая.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Разделенная форма.

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Разделенная форма

Оба представления связаны с одним источником данных, поэтому они всегда синхронизированы. При выделении поля в одной части формы оно выделится и в другой. Необходимые действия с записями можно производить в том представлении, в котором удобнее. Например, поиск записей может осуществляться в табличном представлении, а редактирование – в представлении формы.

4. Сохраните макет формы под названием Разделенная форма Клиенты .

Создание формы с помощью инструмента Несколько элементов

До сих пор вы создавали формы, в которых открывалась только одна запись. Но ограничения по количеству записей для формы не существует. Чтобы создать форму, которая будет содержать несколько записей, выполните следующие действия.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты .

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Несколько элементов.

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Форма с несколькими записями

4. Сохраните форму под названием Форма с несколькими записями Клиенты .

С первого взгляда непонятно, зачем создавать такую форму, которая практически не отличается от таблицы. Но в следующих разделах вы узнаете, как добавлять к формам графические элементы, элементы управления, а значит, и как расширить функциональность данной формы.

Создание формы с помощью мастера форм

Создаваемые формы до сих пор имели полный набор полей, причем только из одной таблицы. Если необходимы более тонкие настройки макета, можно воспользоваться мастером форм.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж.

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты .

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Другие формы . В раскрывающемся списке (рис. 3.5) выберите инструмент Мастер форм .

Рис. 3.5. Список Другие формы

Откроется окно Создание форм (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Окно Создание форм

4. Переместите в список выбранных полей поля Имя , Телефон , Адрес . Нажмите кнопку Далее . Откроется окно выбора внешнего вида формы (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Окно выбора внешнего вида формы

Существуют четыре вида формы:

• в один столбец – все поля созданной формы будут расположены в один столбец;

• ленточный – поля формы будут расположены в одну или несколько строк;

• табличный – форма будет выглядеть как обычная таблица;

• выровненный – ленточная форма, поля которой выровнены по ширине.

5. Установите переключатель в положение нужного вида формы (например, выровненный ) и нажмите кнопку Далее . Откроется окно выбора стиля формы (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Окно выбора стиля формы

Чтобы посмотреть, как выглядит тот или иной стиль, щелкните на его названии кнопкой мыши. В левой части окна вы увидите, как изменится оформление формы.

6. Выберите подходящую схему оформления (например, Модульная ) и нажмите кнопку Далее . Откроется последнее окно мастера форм (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Окно для задания имени формы

7. В текстовое поле введите имя новой формы и нажмите кнопку Готово . Новая форма откроется в режиме просмотра (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Созданная форма в режиме просмотра

Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. Применение мастера имеет как минимум два преимущества:

• с помощью мастера форм создать сложную по структуре форму могут даже неподготовленные пользователи;

• опытные пользователи могут не тратить время на выполнение рутинных операций по размещению полей и подписей к ним, по компоновке формы и организации связи с источником данных. Вместо этого можно сосредоточиться на более сложных задачах при доработке формы в режиме макета или конструктора.

Создание пустой формы

Теперь, когда вы уже умеете создавать простые формы с помощью различных инструментов, рассмотрим создание формы с нуля. Такой вариант предполагает максимальную гибкость и функциональность и используется, если требуемого результата нельзя достичь с помощью автоматизированных средств создания форм.

Сначала необходимо создать пустую форму.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы выберите инструмент Пустая форма . Откроется пустой макет формы, а в правой части окна откроется список доступных полей (рис. 3.11).